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Por Miguel J. Roldán – Coach Presidente de TISOC

1. ¿Los directivos convocan demasiadas reuniones de trabajo, más de las que serían necesarias?

Las reuniones se usan para unificar e integrar objetivos ya que proporcionan una vía de comunicación directa. Son, por tanto, necesarias y forman parte de las rutinas y la vida de la empresa.

Pero si no se planifican y coordinan de la forma correcta, se convierten en perdidas de tiempo que repercuten en la productividad, reduciéndola, y que en consecuencia también generan perdidas económicas.

Se convocan demasiadas reuniones que no son necesarias. Estudios evidencian que alrededor de un 50% de las reuniones son una pérdida de tiempo. En muchas empresas el promedio de horas por ejecutivo al año en reuniones es de 100 horas. Si el 50% de estas horas no se justifican, la perdida anual por ejecutivo seria de 50 horas. Si multiplicamos por el número total de personas que dirigen equipos (las que mas se reúnen) en las empresas, el coste es verdaderamente muy elevado.

Por tanto, dado el alto coste de las reuniones, solo deben hacerse las que estén justificadas.

2. ¿Cuándo es necesario convocarla?

Antes de convocar una reunión es importante hacerse esta pregunta ¿es realmente necesario que nos reunamos?

  • Un tipo de reuniones se justifican para hacer feedback (retroalimentación) por dos motivos básicos: el primero, es tomar una decisión que necesita de la intervención de todos, independientemente que alguien tenga que tomarla finalmente. El segundo, para gestionar cambios que requieren de estrategia y planificación donde hay implicadas áreas y personas diferentes. Estas reuniones se deben realizar cuando procedan, pero solo si están sustentadas en una preparación previa, que garantizan que se llevaran a la misma ideas, documentos y borradores de planes que den contenido a la reunión.
  • Otro tipo se justifica como medio para proporcionar información. En este caso, deben ser muy esporádicas, por ejemplo, una convención anual, porque hay otros medios para dar información que no necesitan reuniones y son menos costosos (email , publicaciones, internet, etc…)

3. ¿Qué hay que tener en cuenta para que una reunión sea productiva?

Para que una reunión proporcione resultados positivos se necesitan trabajar cuatro aspectos:

  • La preparación. Tener claro el orden del día, que debe haber sido divulgado con suficiente antelación; verificar la lista de asistentes para que solo vayan los que deban ir, es decir, personas realmente implicadas en la cuestión; dejar claro a los asistentes de forma previa que deben preparar, con que formatos y que tipo de documentación deben aportar; establecer sin confusión el día, la hora y el lugar, teniendo especial cuidado en acotar la reunión a un tiempo máximo previamente especificado; y por supuesto, tener lista la sala con los materiales y recursos necesarios (pantallas, proyector, etc…)
  • El método. Se puede resumir en tres puntos:
    • El relacionado con el horario,  ser puntuales y estrictos con el horario tanto al inicio como al final.
    • El relacionado con el liderazgo de la reunión, nombrar un moderador que levante acta, que de los turnos de palabra, que siga el orden del día.
    • El relacionado con los temas y contenidos, pocos temas pero bien escogidos y realmente relevantes. En una reunión es importante conversar de forma estructurada, y para ello deben seguirse cinco pasos básicos basados en metodologías de coaching: 1. plantear un asunto, 2. establecer un objetivo, 3. analizar la realidad, 4. buscar opciones, 5. establecer un compromiso.
  • El seguimiento. Es importante levantar un acta que será distribuida entre los asistentes posteriormente a la reunión, breve y clara, que contenga sobre todo los acuerdos tomados especificando el responsable de cada acción y el plazo de realización, así como también los temas que han quedado pendientes y que deben tratarse en reuniones posteriores.
  • La actitud. Los asistentes a una reunión deben mantener un actitud positiva que se consigue mediante el uso de la empatía, poniéndose en el lugar de las personas con otros puntos de vista y comprendiendo (no compartiendo necesariamente) su visión, la escucha, no interrumpiendo ni poniendo palabras en el otro que no ha dicho, las preguntas, formulando a los otros asistentes preguntas que nos ayuden a entender y validar y dando feedback asertivo, exponer de forma clara y muy especifica, con cordialidad pero con convicción aquel punto de vista que honestamente creemos que es el adecuado.

4. ¿Es recomendable convocar desayunos o comidas de trabajo o es contraproducente?

Las comidas y desayunos de trabajo proporcionan un ambiente mas informal y además añaden el aliciente de poder degustar una buena comida, por lo que el nivel de motivación que suponen puede ser alto. Sin embargo, aunque no se quiera, son mas ruidosas, generan interrupciones continuas (el servicio, etc…) y no están totalmente focalizadas en el tema, porque también hay que comer al mismo tiempo.

Son por tanto, recomendables, para reuniones de tipo meramente informativo, pero no lo son para reuniones de estrategia, cambios o toma de decisiones.

Otra opción es hacer un desayuno previo, y una vez acabado, hacer la reunión formal. Las reuniones después de las comidas del mediodía son mas pesadas por la digestión, y no son aconsejables.

5. ¿Cuánta gente, como máximo, debe ser convocada para que no se convierta en impracticable?

En las reuniones de tipo meramente informativo, el numero de personas, no ocasiona un problema porque se trata de transmitir información, y no de intercambiar ideas, pero en las reuniones de estrategia, gestión del cambio y toma de decisiones, que están basadas en el intercambio de ideas, el numero de personas adecuado debe ser limitado para que la reunión no sea impracticable. Aunque este número no es matemático, porque depende de muchas circunstancias, se ha comprobado que los llamados grupos focales, que al interior de la empresa son los que crean estrategias, gestionan cambios o toman decisiones debe situarse en un intervalo que va entre 6 y 12 personas como máximo.